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TERMINOS Y CONDICIONES  | TROTALLANOS TOURS

 

Las presentes condiciones  regulan la prestación de servicios turísticos ofrecidos por Trotallanos Tours group S.A.S., con el fin de garantizar una experiencia organizada, transparente y segura para todos nuestros viajeros.

Al contratar cualquiera de nuestros servicios, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado en su totalidad estas condiciones.

CONDICIONES PLANES GRUPALES | NACIONALES E INTERNACIONALES

Estas condiciones están diseñadas para garantizar una experiencia grupal organizada, clara y satisfactoria para todos nuestros viajeros

Los viajes grupales organizados por Trotallanos Tours están diseñados para ofrecer experiencias compartidas bajo una logística previamente definida.

  1. Las actividades, horarios y servicios son colectivos.

  2. Se requiere adaptación y cumplimiento por parte de todos los participantes.

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  • Cada viaje grupal requiere un número mínimo de participantes, si no se alcanza el cupo mínimo establecido la agencia brindará las siguientes alternativas:

  1. El viaje podrá ser reprogramado.

  2. Asignar el valor abonado a otro tour que esté próximo a realizarse.

  3. Se realizará la devolución total del dinero en un plazo máximo de 15 días calendario.

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  • En caso de que se presente un evento ajeno a la empresa como:

Derrumbes, condiciones climatológicas, bloqueos, paros en las vías, el viaje se reprogramará para garantizar la experiencia, sin opción de reembolso.

  • El cliente deberá enviar la documentación solicitada por la agencia luego de confirmar la reserva y la inscripción de esta.

  • En caso de no poder asistir al viaje, se aplicarán las políticas internas de la empresa.

  • Los itinerarios están sujetos a modificación por condiciones climáticas, seguridad, disposiciones gubernamentales o inconvenientes logísticos.

  • La agencia podrá reemplazar servicios por opciones de calidad igual o superior, sin que esto implique incumplimiento.

  • La agencia incluye póliza de asistencia y seguro básico de accidentes, según la normativa vigente, el seguro no cubre enfermedades preexistentes ni situaciones no contempladas en la póliza.

  • El cliente podrá adquirir seguros adicionales si lo desea.

CONDICIONES PLANES EN DESTINO | PERSONALIZADOS

Estas condiciones están diseñadas para garantizar una experiencia organizada, flexible y adaptada a las necesidades de cada viajero.
Los planes en destino o personalizados de Trotallanos Tours se construyen de manera individual, según preferencias, fechas y disponibilidad.

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  • Naturaleza del servicio:

  1. Estos planes no operan bajo dinámica grupal.

  2. Los servicios son diseñados a la medida del cliente.

  3. Pueden incluir: alojamiento, traslados, tours, experiencias y asesoría.

Cada itinerario es único y puede variar según disponibilidad y condiciones del destino.

  • Cotización y reserva:

  1. Las cotizaciones no garantizan disponibilidad ni tarifa hasta el momento de la reserva.

  2. Para confirmar el plan, se requiere un depósito inicial o pago total, según el servicio.

  3. Una vez confirmada la reserva, se bloquean los servicios con los proveedores.

  • Si el plan incluye transporte terrestre, la agencia no se hace responsable en caso de presentarse eventos ajenos como:

  1. Derrumbes.

  2. Condiciones climatológicas.

  3. Bloqueos.

  4. Paros en las vías.

  • El porcentaje de pago inicial será informado según el tipo de plan.

  • El saldo restante deberá pagarse antes de la fecha indicada por la agencia.

  • Los cambios solicitados por el cliente están sujetos a:

  1. Disponibilidad.

  2. Condiciones de los proveedores.

  3. Posibles cargos adicionales.

No se garantiza mantener las mismas tarifas o condiciones iniciales.

CONDICIONES TRANSPORTE AEREO| PLANES GRUPALES Y PERSONALIZADOS

 

Para destinos nacionales e internacionales con transporte aéreo aplica las siguientes condiciones:

  1. Todas las reservas se realizan en tarifa básica, lo cual será informado previamente.

  2. Si el cliente desea una categoría superior, deberá solicitarlo antes de la emisión del tiquete, una vez confirmada la reserva no será posible modificar la categoría.

  3. No incluye asiento asignado.

  4. Equipaje de cabina ni bodega.

  5. Embarque prioritario ni modificaciones.

  6. El cliente debe presentarse a la hora indicada para abordar el vuelo, en caso de no hacerlo, los costos adicionales serán asumidos por el pasajero.

  7. La agencia no se hace responsable por pérdida de vuelos por impuntualidad.

  8. El artículo incluido en el tiquete es bolso o mochila que deberán cumplir con las siguientes medidas 40 cm x 35 cm x 25 cm.

  9. En caso de requerir asignación de silla, embarque prioritario, asistencia especial, maleta adicional deberá notificar a la agencia 2 días antes de la fecha de vuelo.

  10. En caso de modificaciones en el itinerario del vuelo, cancelación o retrasos por parte de la aerolínea asignada, la agencia no es responsable y se deberá acoger a los horarios asignados.

  11. La agencia estará encargada de enviar el check-in de cada pasajero vía WhatsApp o correo electrónico.

  12. La agencia enviará notificaciones vía WhatsApp o correo electrónico recordando al pasajero fecha y hora de presentación en el aeropuerto.​

  13. ​Si tu reserva es internacional la agencia no será responsable si el agente migratorio no permite el ingreso al país por sospecha u otro argumento que comprometa la seguridad misma del destino.​

POLITICAS PRIVADAS| TROTALLANOS TOURS COLOMBIA 

Las presentes políticas privadas establecen las condiciones aplicables a cancelaciones, cambios, reembolsos y gestión de reservas realizadas con Trotallanos Tours group S.A.S. Estas políticas complementan las Condiciones Generales y las condiciones específicas de cada tipo de servicio.

POLITICAS DE RESERVA Y PAGOS

Al solicitar y confirmar una reserva con Trotallanos Tours, el cliente acepta los siguientes lineamientos de pago:

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  • PROCESO DE RESERVA

  1. Toda reserva está sujeta a disponibilidad de servicios (transporte, hospedaje, actividades, etc.).

  2. Para garantizar una reserva, el cliente deberá realizar un abono inicial no reembolsable.

  3. Si el costo del tour o actividad es igual o inferior a $200.000 deberá realizar el pago completo.

  4. Si el costo del tour o actividad es superior a $200.001 deberá realizar el pago del 20% por adelantado (aplica unicamente para destinos nacionales via terrestre.)

  5. ​Para destinos con transporte aereo el valor de la reserva minima es del 30% del valor total del cupo.

  6. En caso de ser un destino internacional o personalizado el valor de la reserva se asignará en el momento de la solicitud.

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La reserva solo se considera confirmada una vez recibido el comprobante de pago.

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  • PAGOS Y FECHA LIMITE

  1. El valor total del plan deberá estar completamente cancelado antes de la fecha límite informada por la agencia.

  2. Los pagos pueden hacerse por transferencia, consignación bancaria, link de pago, pago en el sitio web según lo acordado.

  3. El cliente debe enviar el soporte del pago al canal oficial via correo electronico para registrar la transacción.

  4. Si el plan reservado es nacional via terrestre deberá estar dos semanas antes del tour cancelado al 100% para el envió de los documentos correspondientes al viaje.

  5. Si el plan reservado es nacional o personalizado via aerea deberá estar 1 mes antes del tour cancelado al 100% para el envió de los documentos correspondientes al viaje.

  6. Si el plan reservado es internacional deberá estar 3 meses antes del tour cancelado al 100% para el envió de los documentos correspondientes al viaje.

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  • COMPROBANTE DE RESERVA

  1. Una vez realizado el pago inicial, el cliente recibirá un comprobante de reserva con los detalles del viaje, número de pasajeros, fecha de salida, valor total, abono y saldo pendiente.

 

  • RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE

  1. El cliente debe asegurarse de cumplir con los plazos de pago y mantener contacto activo con la agencia.

  2. Trotallanos Tours no se responsabiliza por reservas canceladas por falta de respuesta o comprobante de pago no enviado a tiempo.

 

  • CANALES OFICIALES  Y SEGURIDAD

  1. Solo se deben realizar pagos a cuentas oficiales a nombre de Trotallanos tours group S.A.S

  2. Ante cualquier duda, el cliente debe consultar directamente con un asesor autorizado antes de realizar el pago.

POLITICAS DE CANCELACIONES, CAMBIOS Y PENALIDADES

Las siguientes políticas aplican a todos los servicios contratados con Trotallanos Tours S.A.S. y complementan las condiciones generales y específicas de cada tipo de viaje.

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  • PAGO INICIAL

  1. El pago inicial corresponde entre el 10% y el 30% del valor total del plan en algunos casos.

  2. Este valor es no reembolsable, ya que cubre gastos administrativos y de gestión.

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CANCELACION POR PARTE DEL CLIENTE

Las cancelaciones deben realizarse por escrito (correo electrónico o WhatsApp corporativo) y serán válidas solo cuando hayan sido confirmadas por la agencia. La devolución del dinero dependerá del momento en que el cliente notifique su cancelación:

 

TIEMPO ANTES DEL INICIO DEL VIAJE, PORCENTAJE DE RETENCION:  (viajes sin transporte aéreo)

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Más de 30 días 20 % (costos administrativos y operativos)

Entre 15 y 29 días 50 %

Entre 8 y 14 días 80 %

Menos de 8 días Retención del 100% del valor total del plan.

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TIEMPO ANTES DEL INICIO DEL VIAJE, PORCENTAJE DE RETENCION:  (viajes con transporte aéreo)

​

En los casos cuando el plan incluya tiquetes aéreos:

  1. Los tiquetes estarán sujetos a las condiciones de la aerolínea.

  2. En la mayoría de los casos, las tarifas son no reembolsables.

 Por lo tanto:

  1. Se retendrá el 100% del valor del tiquete aéreo.

  2. Más las penalidades correspondientes al resto del plan.

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POLITICAS | MENORES DE EDAD

Establecer los lineamientos y requisitos exigidos por la legislación colombiana e internacional para el viaje de menores de edad que no estén acompañados por ambos padres, garantizando su seguridad, integridad y cumplimiento de las normas migratorias vigentes.


Aplica a todos los servicios turísticos nacionales e internacionales ofrecidos por Trotallanos Tours, incluyendo transporte terrestre, aéreo, alojamiento y paquetes turísticos en los que participe un menor de edad.

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  • Requisitos para viajes nacionales

  1. El menor deberá portar su documento de identidad original (registro civil o tarjeta de identidad).

  • Cuando el menor viaje solo con uno de sus padres o con un tercero, deberá presentar una autorización escrita del padre, madre o acudiente ausente, especificando:

  1. Nombre completo del menor.

  2. Datos del acompañante autorizado.

  3. Destino, fechas y motivo del viaje.

  • La autorización debe estar firmada y acompañada de la copia del documento de identidad del padre o madre que autoriza.

  • El adulto acompañante será responsable del cuidado, seguridad y conducta del menor durante toda la prestación del servicio turístico.
     

  • Requisitos para viajes internacionales

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De conformidad con las disposiciones de Migración Colombia, los menores de edad que salgan del país deberán presentar:

  1. Permiso de salida autenticado ante notaría otorgado por el padre, madre o acudiente que no viaja.

  • El permiso debe contener:

  1. Nombres completos y números de identificación de los padres y del menor.

  2. Datos del acompañante.

  3. Destino, fechas y propósito del viaje.

  4. Pasaporte vigente y documentos de identidad correspondientes.

  5. En caso de viaje con terceros o grupos turísticos, se debe anexar copia de la póliza de asistencia médica o seguro internacional que cubra al menor.

 

  • Responsabilidad de la agencia

  1. Trotallanos Tours no confirmará reservas ni permitirá la participación del menor si no se verifican los documentos requeridos.

  2. La agencia no se hace responsable por la negación de embarque o salida del país debido a la ausencia o inconsistencia en la documentación presentada.

  3. El cliente deberá tramitar las autorizaciones y documentos con una anticipación mínima de 10 días hábiles previos a la fecha de viaje.

 

  • Vigencia y cumplimiento

Esta política entra en vigor a partir de su aprobación y será revisada periódicamente para garantizar su alineación con las normas migratorias nacionales e internacionales.

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  • Referencias legales

  1. Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) — Artículo 110: salida del país de niños, niñas y adolescentes.

  2. Resolución 5477 de 2022 – Migración Colombia: establece los requisitos migratorios para salida de menores del país.

  3. Constitución Política de Colombia, artículo 44: prevalencia de los derechos de los niños.

POLITICA DE CONVICENCIA | INTERNA PARA CLIENTES

1. Respeto y comportamiento

  • Se espera un comportamiento respetuoso hacia todos los integrantes del grupo, el personal de la agencia, los operadores y las comunidades visitadas.

  • No se tolerarán actos de discriminación, agresión verbal o física, acoso o comportamientos que afecten la integridad o tranquilidad de otros viajeros.

 

2. Puntualidad

  • Todos los participantes deben cumplir con los horarios establecidos para salidas, actividades y traslados. El retraso injustificado puede resultar en la pérdida de actividades sin derecho a reembolso.

 

3. Consumo de sustancias

  • Está prohibido el consumo de bebidas alcohólicas o sustancias psicoactivas durante traslados, excursiones o actividades grupales que puedan poner en riesgo la seguridad o convivencia del grupo.

  • El consumo responsable en espacios permitidos será aceptado siempre que no afecte a otros viajeros ni interfiera con las actividades programadas.

 

4. Cuidado del entorno y patrimonio

  • Se debe respetar el medio ambiente, los bienes culturales, naturales y las normas locales de los lugares que se visitan.

  • Está prohibido arrojar basura, dañar la fauna, flora o bienes públicos.

 

5. Cumplimiento de indicaciones

  • Los clientes deberán seguir las indicaciones del guía, coordinador o personal asignado, especialmente en temas relacionados con seguridad, desplazamientos y normas del lugar visitado.

 

6. Uso de instalaciones y recursos

  • Cuidar los vehículos, alojamientos, equipos y espacios comunes utilizados durante el viaje. Los daños causados por negligencia o mal uso serán asumidos por el responsable.

 

7. Medidas por incumplimiento

El incumplimiento de estas políticas podrá dar lugar a:

 

  • Llamado de atención verbal o escrita.

  • Exclusión de ciertas actividades.

  • En casos graves, retiro del viaje sin derecho a reembolso, con el informe correspondiente a las autoridades competentes si aplica.

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8. Cláusula especial para viajes con menores de edad

  • Durante todo el viaje, el adulto responsable asumirá la supervisión directa del menor, garantizando su buen comportamiento, seguridad y participación adecuada en las actividades.

  • Los menores deben cumplir las mismas normas de convivencia que los adultos. Cualquier conducta inapropiada será informada al acudiente responsable y podrá derivar en la exclusión del menor y su acompañante del servicio, sin derecho a reembolso.

  • En caso de excursiones escolares o grupales, se establecerán protocolos adicionales acordados previamente con los organizadores.

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Al realizar la reserva, pago o participar en el viaje, el cliente acepta los términos generales, políticas privadas, formas de pago y normas de convivencia con lo cual se compromete a respetarlas en su totalidad.

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