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TÉRMINOS Y CONDICIONES
PLANES GRUPALES

  1. Si faltando una semana para la realización del tour, excursión o caminata local no se cumple con la participación mínima de 16 personas (según el evento) se dará por cancelada o aplazada inmediatamente y se hará devolución total del dinero recaudado en un plazo no mayor a 15 días calendario.

  2. En caso de que se presente un evento ajeno a la empresa como: derrumbes, condiciones climatológicas, bloqueos, paros en las vías, el viaje se reprogramará para una nueva fecha y no se realizará reembolso del dinero.

  3. Si viajas solo o acompañado la reserva del plan y factura electrónica se hará a nombre de quien realizó la solicitud.

  4. En caso de que alguno de los integrantes no pueda asistir por motivo personal o médico, deberá realizar el pago de los costos adquiridos en dicha reserva, de lo contrario no se emitirá el paz y salvo al grupo.

  5. Para destinos nacionales e internacionales con transporte aéreo, el cliente deberá realizar la reservación del destino con el 30% del valor total del plan.

  6. En caso de que desee cambiar la fecha de viaje, Trotallanos tours no se hace responsable de los cargos adicionales que la aerolínea pueda cobrarle y estos deberán ser cancelados por el cliente.

  7. En caso de modificaciones en el itinerario del vuelo, cancelación o retrasos por parte de la aerolínea asignada, Trotallanos tours no es responsable y se deberán acoger a los horarios asignados.

  8. El cliente deberá enviar la documentación solicitada por la agencia luego de confirmar la reserva y la inscripción de esta.

  9. Trotallanos tours no se hace responsable si el cliente no llega a la hora acordada para abordar el avión y los cargos adicionales los deberá asumir el cliente.

  10. Las tarifas aéreas adquiridas para los destinos nacionales e internacionales no incluyen asiento asignado, equipaje de cabina ni bodega, cambio de fecha, modificaciones o cambio de pasajero, en caso de requerirlo, el cliente deberá notificar a la agencia y cancelar el valor adicional.

  11. El 70% restante del valor en el plan adquirido podrá diferirlo a cuotas mensuales hasta 2 meses antes de viajar.

  12. En caso de no poder asistir al viaje se aplica políticas privadas de la empresa.

  13. Los itinerarios están sujetos a modificación por condiciones climáticas, seguridad, disposiciones gubernamentales o inconvenientes logísticos.

  14. La agencia podrá reemplazar servicios por opciones de calidad igual o superior, sin que esto implique incumplimiento.

  15. La agencia actúa como intermediaria entre el cliente y proveedores de servicios (transportistas, hoteles, guías, etc.). No se hace responsable por fallas atribuibles a terceros o a eventos fortuitos.

  16. La agencia responde únicamente por la correcta organización y gestión del paquete turístico contratado.

  17. El cliente es responsable de sus pertenencias. La agencia no se hace responsable por pérdidas, daños o robos, a menos que medie negligencia directa comprobada de su personal.

  18. La agencia incluye póliza de asistencia y seguro básico de accidentes, según la normativa vigente, el seguro no cubre enfermedades preexistentes ni situaciones no contempladas en la póliza.

  19. El cliente podrá adquirir seguros adicionales si lo desea.

  20. La agencia emitirá facturas electrónicas conforme a la normativa fiscal vigente.

  21. El cliente autoriza el uso de sus datos personales para fines operativos, de seguridad y promoción, conforme a la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data).

  22. Al realizar una reserva, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado en su totalidad estos Términos y Condiciones.

TÉRMINOS Y CONDICIONES
PLANES EN DESTINO O PERSONALIZADOS

  1. Los planes personalizados en destinos nacionales e internacionales deberán ser reservados mínimo 48 horas antes de la fecha prevista a realizar el plan.

  2. Si tu plan es con transporte terrestre la empresa no se hace responsable en caso de que se presente un evento ajeno como: derrumbes, condiciones climatológicas, bloqueos, paros en las vías, el viaje se reprogramará para una nueva fecha y no se realizará reembolso del dinero.

  3. Si tu plan es con transporte aéreo la empresa no se hace responsable de cambios de horario o cancelaciones por parte de la aerolínea.

  4. Los costos adicionales por eventos ajenos a la agencia deberán ser asumidos por el cliente como modificación de vuelos, reservas de hotel.

  5. En caso de no presentarse a la hora indicada por la empresa, la agencia no se hará responsable de no poder abordar el transporte.

  6. Todo pasajero deberá diligenciar la inscripción correspondiente al plan adquirido, esto con el fin de generar la póliza de asistencia médica.

  7. Terminada la inscripción tiene un plazo de 2 horas para realizar el pago o abono estipulado al tour.

  8. Cada cliente deberá llevar documentos de identidad que puedan ser pedidos por las autoridades en retenes, en caso de que no lo lleves la agencia no se hace responsable de los requerimientos que hagan las autoridades por no portar el documento.

  9. Si el cliente no puede asistir por motivo médico deberá presentar el certificado que acredite su incapacidad para realizar la actividad, esto le dará derecho al pago parcial del valor cancelado.

  10. Todo menor de 10 años deberá viajar con el padre o madre, en caso de ir con un tercero este deberá presentar la autorización autenticad por notaria.

  11. Todo menor de 11 a 17 años deberá presentar la autorización autenticada por notaria donde acredite el permiso de los padres hacia el destino a reservar.

  12. La póliza de asistencia médica no cubre intoxicación por bebidas alcohólicas y sustancias psicoactivas.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

PLANES NACIONALES E INTERNACIONALES VIA AEREA

  1. Toda reserva aérea adquirida por la agencia será en tarifa básica que será comunicado al cliente con anticipación. En caso de que el pasajero desee una categoría superior deberá notificar antes de realizar la reserva.

  2. El cambio de categoría no se podrá modificar una vez confirmada la reserva.

  3. El articulo incluido en el tiquete es bolso o mochila que deberán cumplir con las siguientes medidas 40cmx35cmx25cm.

  4. Las tarifas aéreas adquiridas para los destinos nacionales e internacionales no incluyen asiento asignado, equipaje de cabina ni bodega, cambio de fecha, modificaciones o cambio de pasajero.

  5. En caso de requerir asignación de silla, embarque prioritario, asistencia especial, maleta adicional deberá notificar a la agencia 2 días antes de la fecha de vuelo.

  6. En caso de modificaciones en el itinerario del vuelo, cancelación o retrasos por parte de la aerolínea asignada, la agencia no es responsable y se deberá acoger a los horarios asignados.

  7. El cliente deberá enviar la documentación solicitada por la agencia antes de confirmar la reserva y la inscripción de esta.

  8. La agencia no se hace responsable si el pasajero no llega a la hora acordada para abordar el avión y por los cargos adicionales que la aerolínea pueda generar.

  9. Si tu reserva es para un viaje grupal la agencia asignará un coordinador que te esperará en el aeropuerto para direccionarte a puerta de embarque.

  10. Si tu reserva es a un destino personalizado la agencia te brindará el acompañamiento e indicaciones vía WhatsApp.

  11. La agencia estará encargada de enviar el check in de cada pasajero vía WhatsApp o correo electrónico.

  12. La agencia enviará notificaciones vía WhatsApp o correo electrónico recordando al pasajero fecha y hora de presentación en el aeropuerto.

  13. Si tu reserva es un destino internacional, la empresa estará encargada de enviarte la documentación precisa como, confirmación de reserva tiquete de retorno al país de residencia o destino final, reservas aéreas internas en caso de que aplique, reservas confirmadas y pagas en hoteles e itinerario detallado del viaje.

  14. Si tu reserva es internacional la agencia no será responsable si el agente migratorio no permite el ingreso al país por sospecha u otro argumento que comprometa la seguridad misma del destino.

DERECHOS Y DEBERES DE LOS CLIENTES

PLANES NACIONALES E NTERNACIONALES

Derechos del Cliente

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  1. Recibir información clara y veraz: El cliente tiene derecho a recibir información completa, precisa y oportuna sobre los servicios incluidos en el plan turístico, tales como transporte, alojamiento, alimentación, itinerarios, precios, condiciones de pago, seguros, y demás aspectos relevantes.

  2. Ser tratado con respeto y cortesía: Todo el personal de la agencia, guías y prestadores de servicios deben tratar al cliente con profesionalismo, ética y respeto.

  3. Recibir servicios conforme a lo contratado: El cliente tiene derecho a que los servicios ofrecidos y contratados sean prestados en las condiciones pactadas, tanto en calidad como en tiempo, incluyendo los trayectos terrestres o aéreos, visitas, alojamiento y alimentación.

  4. Acceder a mecanismos de reclamación: El cliente puede presentar quejas o reclamaciones si considera que hubo incumplimientos, a través de los canales habilitados por la agencia, y solicitar respuestas dentro de los plazos establecidos.

  5. Derecho a la seguridad: El cliente tiene derecho a que se le garantice la seguridad en los medios de transporte, alojamientos y sitios visitados, conforme a la legislación colombiana.

  6. Recibir asistencia: En caso de emergencias, eventualidades o inconvenientes durante el viaje, el cliente debe recibir orientación y apoyo por parte del operador turístico.

  7. Cancelación según condiciones pactadas: El cliente tiene derecho a cancelar su participación en el plan turístico según las políticas de cancelación previamente informadas, respetando los tiempos y condiciones establecidos.

 

Deberes del Cliente

​

  1. Leer y aceptar los términos y condiciones: El cliente debe leer, aceptar y cumplir con los términos y condiciones del plan turístico, incluyendo políticas de convivencia, cancelación y pagos.

  2. Respetar los horarios y programación: Es deber del cliente cumplir con los horarios establecidos para traslados, visitas, comidas y demás actividades del itinerario.

  3. Portar documentación válida: El cliente debe portar su cédula de ciudadanía o pasaporte, y demás documentos requeridos para el viaje (como tiquetes, carné de vacunas si aplica, permisos para menores, etc.).

  4. Mantener una conducta respetuosa: Durante el viaje, el cliente debe comportarse de manera respetuosa con el personal de la agencia, otros viajeros y las comunidades anfitrionas. Está prohibido cualquier acto que altere la convivencia o que atente contra la integridad de terceros.

  5. Cuidar los bienes y lugares visitados: El cliente debe respetar y cuidar el patrimonio cultural, ambiental y turístico de los destinos visitados, conforme a los principios de turismo responsable.

  6. Reportar situaciones irregulares: El cliente debe informar a tiempo a la agencia cualquier situación irregular que afecte el desarrollo del viaje.

  7. Cumplir con las normas de seguridad: El cliente está obligado a acatar las instrucciones de seguridad dadas por el personal responsable del plan turístico, especialmente en los traslados aéreos o terrestres y actividades recreativas.

TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE SERVICIO

POLÍTICA DE RESERVA Y PAGOS

Solicitar y confirmar una reserva con Trotallanos Tours, el cliente acepta los siguientes lineamientos de pago:

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  1. Reserva de cupos

  • Toda reserva está sujeta a disponibilidad de servicios (transporte, hospedaje, actividades, etc.).

  • Para garantizar una reserva, el cliente deberá realizar un abono inicial no reembolsable.

  • Si el costo del tour o actividad es igual o inferior a $200.000 deberá realizar el pago completo.

  • Si el costo del tour o actividad es superior a $200.001 deberá realizar el pago del 50% por adelantado y el restante una semana antes del inicio del plan.

​

La reserva solo se considera confirmada una vez recibido el comprobante de pago.

​

  1. 1.2 Pagos y fechas límite

  • El valor total del plan deberá estar completamente cancelado antes de la fecha límite informada por la agencia.

  • Los pagos pueden hacerse por transferencia, consignación bancaria, link de pago, pago en el sitio web según lo acordado.

  • El cliente debe enviar el soporte del pago al canal oficial (correo o WhatsApp) para registrar la transacción.

  • Si el plan reservado es nacional via terrestre deberá estar una semana antes del tour cancelado al 100% para el envió de los documentos correspondientes al viaje.

  • Si el plan reservado es nacional via aerea deberá estar 1 mes antes del tour cancelado al 100% para el envió de los documentos correspondientes al viaje.

  • Si el plan reservado es internacional deberá estar 2 meses antes del tour cancelado al 100% para el envió de los documentos correspondientes al viaje.

​

  1. 1.3 Incumplimiento en los pagos

  • El incumplimiento de los plazos establecidos dará lugar a la cancelación automática de la reserva y la pérdida del cupo.

  • En estos casos, los abonos no serán reembolsados, pues cubren gastos administrativos y anticipos a terceros.

 

  1. 1.4 Comprobante de reserva

  • Una vez realizado el pago inicial, el cliente recibirá un comprobante de reserva con los detalles del viaje, número de pasajeros, fecha de salida, valor total, abono y saldo pendiente.

 

  1. 1.5 Responsabilidad del cliente

  • El cliente debe asegurarse de cumplir con los plazos de pago y mantener contacto activo con la agencia.

  • Trotallanos Tours no se responsabiliza por reservas canceladas por falta de respuesta o comprobante de pago no enviado a tiempo.

 

  1. 1.6 Canales oficiales y seguridad

  • Solo se deben realizar pagos a cuentas oficiales a nombre de Trotallanos tours group S.A.S

  • Ante cualquier duda, el cliente debe consultar directamente con un asesor autorizado antes de realizar el pago.

POLITICAS DE CANCELACIÓN

POLÍTICAS DE CANCELACIÓN – Trotallanos tours group S.A.S

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y normas concordantes, la siguiente política aplica para todos los servicios turísticos ofrecidos por la agencia.

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1. Cancelación por parte del cliente

Las cancelaciones deben realizarse por escrito (correo electrónico o WhatsApp corporativo) y serán válidas solo cuando hayan sido confirmadas por la agencia. La devolución del dinero dependerá del momento en que el cliente notifique su cancelación:

 

Tiempo antes del inicio del viaje porcentaje de retención:

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Más de 30 días 10 % (costos administrativos)

Entre 15 y 30 días 30 %

Entre 8 y 14 días 50 %

Menos de 8 días No aplica reembolso

 

Si el cliente no se presenta (no show) el día del viaje a la hora indicada de salida no habrá reembolso de los valores pagados.

 

2. Gastos no reembolsables

  • Algunos servicios contratados con terceros (aerolíneas, hoteles, operadores) no permiten cancelación ni reembolso, incluso con antelación. Estos valores serán descontados del total a reintegrar.

  • Las actividades o planes en descuento y tarifas promocionales no son reembolsables.

 

3. Cesión del cupo

  • El cliente podrá ceder su cupo a un amigo o familiar hasta 72 horas antes del inicio del servicio.

 

4. Cancelación por parte de la agencia

  • En caso de que la agencia deba cancelar el servicio por fuerza mayor o por no alcanzar el número mínimo de participantes, se reintegrará el 100 % del valor pagado o se ofrecerá una alternativa equivalente, según la elección del cliente.

POLITICA DE CONVICENCIA

INTERNA PARA CLIENTES

1. Respeto y comportamiento

  • Se espera un comportamiento respetuoso hacia todos los integrantes del grupo, el personal de la agencia, los operadores y las comunidades visitadas.

  • No se tolerarán actos de discriminación, agresión verbal o física, acoso o comportamientos que afecten la integridad o tranquilidad de otros viajeros.

 

2. Puntualidad

  • Todos los participantes deben cumplir con los horarios establecidos para salidas, actividades y traslados. El retraso injustificado puede resultar en la pérdida de actividades sin derecho a reembolso.

 

3. Consumo de sustancias

  • Está prohibido el consumo de bebidas alcohólicas o sustancias psicoactivas durante traslados, excursiones o actividades grupales que puedan poner en riesgo la seguridad o convivencia del grupo.

  • El consumo responsable en espacios permitidos será aceptado siempre que no afecte a otros viajeros ni interfiera con las actividades programadas.

 

4. Cuidado del entorno y patrimonio

  • Se debe respetar el medio ambiente, los bienes culturales, naturales y las normas locales de los lugares que se visitan.

  • Está prohibido arrojar basura, dañar la fauna, flora o bienes públicos.

 

5. Cumplimiento de indicaciones

  • Los clientes deberán seguir las indicaciones del guía, coordinador o personal asignado, especialmente en temas relacionados con seguridad, desplazamientos y normas del lugar visitado.

 

6. Uso de instalaciones y recursos

  • Cuidar los vehículos, alojamientos, equipos y espacios comunes utilizados durante el viaje. Los daños causados por negligencia o mal uso serán asumidos por el responsable.

 

7. Medidas por incumplimiento

El incumplimiento de estas políticas podrá dar lugar a:

 

  • Llamado de atención verbal o escrita.

  • Exclusión de ciertas actividades.

  • En casos graves, retiro del viaje sin derecho a reembolso, con el informe correspondiente a las autoridades competentes si aplica.

​

8. Cláusula especial para viajes con menores de edad

  • Durante todo el viaje, el adulto responsable asumirá la supervisión directa del menor, garantizando su buen comportamiento, seguridad y participación adecuada en las actividades.

  • Los menores deben cumplir las mismas normas de convivencia que los adultos. Cualquier conducta inapropiada será informada al acudiente responsable y podrá derivar en la exclusión del menor y su acompañante del servicio, sin derecho a reembolso.

  • En caso de excursiones escolares o grupales, se establecerán protocolos adicionales acordados previamente con los organizadores.

​

Al realizar la reserva, pago o participar en el viaje, el cliente acepta los términos generales, políticas privadas, formas de pago y normas de convivencia con lo cual se compromete a respetarlas en su totalidad.

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